Todas las entidades ya sean del sector público o privado deben contar con un sistema que les permita la organización de sus archivos, para la rápida, oportuna y satisfactoria recuperación de la información; respondiendo así, a la visibilización de trámites trazables. Hoy día es fundamental que las entidades cuenten con las Herramientas Archivísticas, que se constituyen en piezas esenciales para el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y su función archivística dentro de las organizaciones, atendiendo a la resolución 8934 de 2014, la cual establece las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la Superintendencia de Industria y Comercio, generada por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Plan Institucional de Archivos – PINAR.

Las entidades públicas o privadas deben contar con un plan para la ejecución de las actividades archivísticas a desarrollar en un tiempo determinado y articulado al plan de desarrollo y acción de la entidad; CONTROL ONLINE SAS, orienta y apoya las entidades que propenden por elaborar e implementar el Plan Institucional de Archivo -PINAR-, el cual se convierte en eje de los objetivos trazados por la entidad a corto, mediano y largo plazo en la gestión archivista y facilita el seguimiento a la gestión archivística dentro de la entidad; beneficios estos, que a su vez permiten la modernización y el uso de buenas prácticas en materia de archivo.

Programa de Gestión Documental – PGD.

Para el desarrollo de las actividades archivísticas en las entidades y dando cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y al Decreto 1080 de 2015, el PGD es una herramienta fundamental para las entidades, que establece las estrategias a corto, mediano y largo plazo, de la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios institucionales o corporativos basados en la eficiencia, eficacia y efectividad en el tratamiento de la documentación, y en la identificación de procesos y procedimientos estándar en la organización de la información que se genera en la entidad en pro de las funciones de las oficinas productoras de documentos.

Por lo anterior CONTROLONLINE S.A.S, presta apoyo a las entidades que buscan implementar esta herramienta archivística para el buen desarrollo de sus funciones, y que de esta manera puedan lograr la mejora de los procesos y procedimientos de la entidad teniendo en cuenta;

Planeación.
Producción.
Gestión y trámite.
Organización.
Transferencia.
Disposición de documentos.
Preservación a largo plazo.
Valoración.

Tablas de Retención Documental – TRD.

Para dar un mejor desarrollo a la gestión documental dentro de las entidades, ya sean públicas o privadas, se hace de vital importancia la incorporación dentro de sus procesos archivísticos de las herramientas archivísticas que le permitan tener un mejor control ante la producción documental, es por eso que CONTROLONLINE S.A.S, ofrece su servicio para la elaboración y/o actualización de esta herramienta archivística teniendo en cuenta la normatividad archivística vigente (Acuerdo 004 de 2013).

Las Tablas de Retención Documental – TRD, son una herramienta archivística que permite tener control al flujo de la información y trazabilidad para la producción documental que se genere en la entidad en función de las actividades que esta desarrolla, teniendo en cuenta la misión, visión y objetivos.

Tablas de Valoración Documental – TVD.

Las entidades públicas y/o privadas deben contar con un centro de administración documental – CAD, en las más óptimas condiciones para un mejor funcionamiento, dando de esta manera cumplimiento a la normatividad archivística vigente, para la conservación y preservación de la información que en realidad es vital y que obedece a la misión de la entidad. CONTROLONLINE S.A.S, ofrece su servicio para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental – TVD, para que las empresas puedan organizar sus fondos acumulados y de esta manera determinar mediante la valoración documental que información es vital para la conservación en las entidades.