Organización de Archivos.

Para las entidades es vital contar con una organización documental de todos los acervos documentales con los que cuentan, que le permita recuperar la información de una manera más rápida, efectiva y eficaz, para dar trámite a solicitudes que se realicen a nivel interno y externo, obedeciendo a las normas archivísticas vigentes, y respetando los dos principios de ordenación fundamentales para la organización de los documentos; “el principio de orden y el principio de procedencia”.

CONTROLONLINE S.A.S., ofrece su servicio de organización para aquellas entidades que por su volumen de producción documental se les hace imposible realizar su organización, CONTROLONLINE presta este servicio en las siguientes fases del ciclo vital de los documentos;

Archivo de gestión.

Organización de los expedientes a nivel interno que no cuente con algún tiempo de ordenación teniendo en cuenta su trámite y principio de orden original, podemos ayudarle a desarrollar procedimientos para la ordenación de la información en cumplimiento con la normativa vigente en el país. CONTROLONLINE cuenta con profesionales con experiencia para gestionar sus programas de gestión interna de archivos.

Integridad de expedientes teniendo en cuenta la norma archivística.
Clasificación en carpetas (expedientes) teniendo en cuenta su estructura orgánico – funcional y sus TRD.
Entregas programadas de los expedientes soporte papel (prestamos documental).
Archivo de gestión.

Archivo Central

Organización de fondos acumulados, dando disposición final teniendo en cuenta las TVD con las que cuente la entidad, respetando el principio de orden de procedencia de la información. Para esta labor se cuenta con personal especializado en diferentes áreas del conocimiento, que permiten realizar un análisis de la información de manera detallada, dando seguridad a las entidades de que la información a preservar en el tiempo sea la que en verdad hace parte de su misión. Para la organización de este tipo de archivos se tiene en cuenta;

Integridad de expedientes teniendo en cuenta la norma archivística.
Clasificación en carpetas (expedientes) teniendo en cuenta su procedencia.
Aplicación del instrumento archivístico para dar disposición final a la información.